Organiser un événement n’est pas une tâche facile. Il faut jongler entre les fournisseurs, les préparatifs, les intervenants, la logistique…. Mais cela, c’était avant. Avant que la pandémie ne bouleverse notre façon de travailler et d’interagir avec nos prospects, clients et/ou partenaires.
Dans la situation actuelle, la grande majorité des employés et certains de vos clients font du télétravail, ce qui rend difficile le maintien d’une bonne communication.
Transférer les événements physiques vers le monde numérique pour créer une nouvelle expérience intéressante et innovante pour tous vos collaborateurs est plus important que jamais.
Voyons un peu plus en détail.
Les bons outils pour digitaliser vos événements
Il est essentiel que vous choisissiez les bons outils pour faire passer vos événements physiques en événements virtuels. Aujourd’hui, vous pouvez trouver un large éventail d’applications qui vous permettent de numériser vos événements mais qui ne sont pas capables de stocker des données pour vous aider à vous améliorer.
L’un des points clés lorsque l’on souhaite digitaliser des événements est d’utiliser des outils qui fournissent des données pertinentes concernant votre événement et mesurer le ROI de votre événement. Les statistiques et le tracking de vos utilisateurs permettant de mieux comprendre le comportement, les attentes et les besoins de votre public et ainsi y répondre au mieux.
Eva vous propose des solutions complètes pour transformer tous types d’événements physiques en événements virtuels et ainsi profiter de tous les avantages de la digitalisation.
Les avantages à digitaliser vos événements
- Simplifie le processus de planification et d’exécution des événements
Il y a de fortes chances que vous utilisiez une poignée d’outils de gestion de projet différents pour vous attaquer à diverses tâches de planification d’événements. Mais le problème avec l’utilisation de plusieurs outils est que tôt ou tard, les rouages finissent par se gripper. Regrouper l’ensemble de ses besoins en termes de digitalisation de votre événement est un gage de simplicité et de gain de temps.
Les solutions Eva vous permettent d’organiser et de planifier facilement tous types d’événements - du début à la fin - en un seul endroit. Avec la digitalisation, l’organisation est également plus évolutive et adaptable. Plus besoin de chercher une salle qui correspond à votre événement, aux participants et à leur nombre. Eva vous permet d’organiser, personnaliser et animer vos événements virtuels en fonction de vos besoins.
- La digitalisation s’adapte à tous types d’événements
N’y allons pas par quatre chemins, tous les événements physiques sont transposables en événements virtuels.
Réunions, conférences et même salon, tout ce que vous organisiez en physique auparavant peut être virtualisé avec Eva. Du webinar de présentation de produits, aux webconférences de votre COMEX auprès des collaborateurs ou bien encore le webcast de vos vœux de bonne année… EVA vous permet de créer un événement digital à vos couleurs et d’en assurer la gestion en toute autonomie.
- Encourage la participation et l’engagement des participants
Ce n’est un secret pour personne que plus un événement est interactif, plus il est engageant. Et lorsqu’un événement est vraiment engageant, les participants créent un lien émotionnel avec votre marque.
Les invités passent de participants passifs en participants actifs - un facteur de différenciation crucial entre un événement vite oublié et un événement virtuel inoubliable.
Exploiter les fonctionnalités qu’offrent les solutions EVA telles que le sondage en direct, les questions-réponses, la gamification et les capacités de mise en réseau et qui vous permettent de créer un événement virtuel qui offre une expérience incroyable.
- Réduit votre empreinte carbone
Alors que les participants aux événements d’entreprise deviennent de plus en plus conscients de l’environnement, les événements plus respectueux sont privilégiés. En effet, une solution de digitalisation d’événement élimine un impact environnemental majeur d’un événement : la quantité de papier dont vous avez besoin et les mobilités humaines.
En digitalisant l’ensemble de vos supports événementiels, vous évitez d’imprimer des rames de papier non seulement coûteuses d’un point de vue environnemental, mais aussi d’un point de vue budgétaire. De plus un événement digital permet de limiter les déplacements (train, avion…) et ainsi impacter l’empreinte carbone individuelle de vos participants
